The FAQ'ulteam

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The FAQulteam — Fri, 30 Mar 2007 16:35:37 GMT

Glossaire de questions sur le travail collaboratif.

Travail collaboratif général :

1. Qu'appelle-t-on travail collaboratif ?

Le travail collaboratif est un travail réalisé à deux ou plusieurs personnes appartenant à un groupe, à l'aide d'outils (logiciel ou plateforme) de travail en réseau. Ce travail est réalisé à partir d'interactions de personnes qui communiquent à distance dans le but de participer et de réaliser une activité en commun. Ce travail collaboratif peut se dérouler en mode : - synchrone : chat ou - asynchrone : messagerie, forum, wiki.. Le principe d'utilisation des outils collaboratifs est la possibilité de travailler à 2 ou plusieurs sur un même document pour l'enrichir et le faire évoluer Pour en savoir plus sur le travail collaboratif, vous pouvez consulter le dossier paru dans le Journal du net d'Avril 2005

2. Combien d'acteurs sont mobilisés pour ce travail ?

Deux, dix, cent...

3. Peut-on identifier ces différents acteurs ?

Dirigeants/employés, documentalistes/rédacteurs/infographistes, etc.

4. Quels moyens techniques sont nécessaires à chacun pour réaliser ce travail ?

Ordinateur, bureau, outils de matériel spécifique, etc.

5. La situation géographique des acteurs est-elle importante?

Non, c’est justement l’intérêt du travail collaboratif et de ses logiciels. En effet, les différents outils ou logiciels développés à cet effet annule toute contrainte géographique.

6. Quelles sont les conditions pour un bon travail collaboratif ?

Le travail collaboratif est un excellent outil s’il est bien utilisé. Il permet une plus grande efficacité, et plus de rapidité. Seulement quelques facteurs entrent en comptent, notamment la qualité des outils mis a disposition. En effet, un outil défaillant ou une équipe peu motivée, peuvent aisément mettre en péril le travail

7. Qu'est-ce qu'un espace de travail collaboratif ?

C'est un espace commun où plusieurs collaborateurs peuvent s'y retrouver à tout moment sans se soucier des barrières géographiques afin de : communiquer, stocker, consulter et partager l'information, le savoir et les bonnes pratiques, travailler sur un même projet.

8. La mise en œuvre d'une plateforme de travail collaboratif est-elle longue à mettre en place ?

La solution est disponible immédiatement via un navigateur web et ne nécessite aucun déploiement particulier. Il est nécessaire en parallèle de mettre en œuvre une démarche KM adaptée et réfléchie…

9. Quels sont les outils du Travail Collaboratif ?

Le travail collaboratif intéresse les manufacturiers depuis longtemps et ce concept a été repris par les entreprises, l'industrie du logiciel et les institutions de formation pour permettre la gestion et la circulation du savoir.

Les outils de communication de base

* Le mail

* Le chat

* Le tableau blanc

* La visio-conférence

* L'Instant Messaging

Les outils de travail partagé

* Le partage d'applications (exemple : plusieurs personnes travaillent sur le même plan de la future voiture d'un constructeur automobile)

* L'édition partagée

* Les forums et outils apparentés

Les outils d'accès au savoir - ou de Knowledge Management

* les bibliothèques

* Les outils de peer to peer

* Les portails

* La cartographie des compétences

* Les annuaires électroniques

* Les listes de diffusion

* Les FAQ

* Les WiKi (sortes de portails qui s'enrichissent grâce à la contribution des personnes qui les consultent)

* Les moteurs de recherche

Les outils du workflow

* Les outils de synchronisation

* Les outils de gestion des tâches

* Les agendas partagés

10. Quels sont les logiciels utilisés pour le travail collaboratif ?

Open-xchange

Logiciel de travail collaboratif. Basé sur Apache, Tomcat, PostgreSQL,... Sous GPL.

eGroupWare

Logiciel de travail collaboratif. Plate-forme LAMP. Sous GPL.

phpGroupWare

Outil de travail collaboratif écrit en PHP.

Kolab

Solution de travail collaboratif. Intégré à KDE. Anciennement Kroupware.

PHProjekt

Solutions de travail collaboratif. Ecrit en PHP.

MoreGroupware

Outil de travil collaboratif basé sur PHP, MySQL et Apache (LAMP). Sous X11 et GPL.

GForge

Outil de développement collaboratif de logiciels.

PicoLibre

Plate-forme collaborative de développement de logiciel spécialement adaptée au contexte de l'enseignement supérieur.

Savanne

Plate-forme collaboratif de

la FSF. Ecrit

en PHP / MySQL. Utilisé sur Gna!

Maven

Environnement de gestion de projet de

la Fondation Apache.

Livré avec un outil de métriques (qualité).

Trac

Environnement de gestion de projet en Python. Centré sur un wiki et Subversion.

Libresource

Alternative française à Sourceforge. Avec INRIA et RNTL. Basée sur J2EE (via technologies Objectweb).

Synchrone ou asynchrone :

11. Qu'est-ce qu'un outil de travail collaboratif asynchrone ?

C'est un outil avec lequel l'émission et la réception de messages sont différées dans le temps.

Chaque acteur agit « de son coté » sur le contenu.

Fax, e-mails, courrier, ou encore note de service sont quelques exemples d'outils de travail collaboratif asynchrone.

Ce type d'outil nécessite donc autonomie et autodiscipline de la part de chaque acteur.

12. Doit-on préférer un travail collaboratif synchrone ou asynchrone ?

Travail collaboratif synchrone et asynchrone sont souvent couplés car ils sont complémentaires.

Plus la tâche à accomplir est complexe (de par ses objectifs et/ou le nombre d'acteurs engagés), plus il devient nécessaire de les coupler.

Le bon sens suffira à faire le bon choix au moment opportun.

13. Comment choisir les outils adéquats ?

Il faut avant toute chose établir un questionnement qui permettra de faciliter le choix des outils.

Les outils de base :

Réunion :

14. Quel est l'intérêt d'une réunion ?

- La meilleure compréhension ;

- avoir des réactions immédiates ;

- par la confrontation des avis, susciter des réactions et des initiatives ;

- avoir en même temps des opinions différentes ;

- consulter en même temps les gens concernés ;

- développer l'esprit de compréhension réciproque.

15. Quels sont les différents types de réunions ?

Réunion d'information descendante

Réunion d'information ascendante

Réunion de résolution de problème

Réunion de discussion

L'animateur transmet l'information aux participants.

Il en sait donc plus que le groupe.

Il est important que le groupe puisse poser des questions pour éclaircir ou approfondir certains points

Le groupe est censé détenir de l'information que l'animateur ne connaît pas où souhaite compléter ou valider.

Il s'agit de résoudre un problème, de prendre une décision.

Il est important de bien préciser si le groupe a le pouvoir de décision ou s'il est seulement consulté.

L'objectif est de permettre au groupe de discuter, d'échanger sur un thème.

Le but à plus long terme est l'évolution du groupe, le rapprochement des points de vue, voire la naissance d'une position commune.

16. Quelles sont les conditions d'une réunion efficace ?

- Ne se réunir que pour un objectif clair et précis ;

- ne se réunir que si c'est le moyen le plus efficace pour atteindre l'objectif ;

- ne réunir que les gens concernés ;

- fixer l'objectif à l'avance avec l'accord des participants ;

- éliminer tout contact avec l'extérieur ; faire preuve d'un minimum de rigueur ;

- écoute et participation active de tous.

17. Quelles sont les étapes d'une réunion productive ?

Avant la réunion

Animateur/Participant

1) Définissez les objectifs

2) Sélectionner les participants

3) Contactez les participants pour confirmation de leur disponibilité

4) Retenez la salle de réunion et prenez vos dispositions pour l'aménagement et (éventuellement) les rafraîchissements

5) Préparez l'ordre du jour

6) Lancez les invitations et distribuez l'ordre du jour

7) Contactez les non-participants

8) Faites une dernière vérification de la salle de réunion

1) Retenez votre emploi du temps pour la réunion

2) Confirmez votre participation

3) Définissez votre rôle

4) Déterminez ce dont l'animateur a besoin venant de vous

5) Faites des suggestions pour le choix des autres participants

6) Connaissez les objectifs

7) Sachez où et quand vous réunir

8) Accomplissez le travail préparatoire nécessaire

Pendant la réunion : Animateur/Participant

1) Commencez sans tarder

2) Respectez l'ordre du jour

3) Maîtrisez le temps

4) Limitez/contrôlez la discussion

5) Suscitez la participation

6) Aidez à la résolution des conflits

7) Clarifiez les actions à mener

8) Résumez les résultats

1) écoutez et prenez part à la discussion

2) Faites preuve d'ouverture d'esprit

3) Ne déviez pas de l'ordre du jour ni de l'objectif

4) Limité les apartés et évitez d'être distrait

5) Posez des questions pour une bonne compréhension

6) Prenez des notes sur les actions que vous avez à mener

Après la réunion : Animateur/Participant

1) Envoyez les feuilles d'évaluation aux participants

2) Distribuez un compte rendu des discussions

3) Menez toutes les actions décidées

4) Suivez l'application des actions

1) Remplissez la feuille d'évaluation

2) Relisez le compte rendu des

3) discussions

4) Faites un rapport verbal aux personnes intéressées

5) Menez les actions décidées en commun

6) Suivez l'application des actions décidées

Wiki :

18. Qu'est-ce qu'un Wiki ?

Un Wiki est un site Web où les utilisateurs peuvent ajouter, retirer et éditer chaque page en utilisant un navigateur web.

Généralement simple d'utilisation et d'accès les wikis sont un outil de choix pour des projets nécessitant de nombreux participants.

L'encyclopédie interactive Wikipédia est un des plus célèbres exemples de Wiki.

19. Comment utiliser un wiki ?

Pour écrire dans une page wiki, on demande de modifier la page. Cela ne demande aucune formation préalable: les éditeurs sont assez intuitifs. Concrètement, le fonctionnement d'un wiki repose sur un moteur de wiki. Il en existe environ 80, tous gratuits, mais offrant une palette de fonctionnalités plus ou moins large et sophistiquée. Citons wikimedia, wikini, wikibabe... La simplicité des éditeurs wiki repose surtout sur le concept de “mot wiki”. Un mot wiki est une expression concise formée de deux mots au minimum, collés ensemble avec des majuscules, comme

“MathSpe” ou “AlbertEinstein”. Pour créer une page wiki, on écrit un mot wiki, dans la zone d'édition d'une page. Si aucune page n'existe encore sous ce nom, un point d'interrogation apparaît à côté du nouveau mot. Le point d'interrogation est un lien et cliquer sur ce lien permet de créer une nouvelle page sous ce nom. Suivant le moteur wiki, les règles changent, mais on peut souvent souligner, mettre des titres, des puces, des couleurs... Pour éditer un lien vers une page web, dans la zone d'édition d'une page, il suffit d'écrire l'adresse html, ou bien le mot wiki si c'est un lien interne.

De plus, on peut souvent insérer des images ou du son dans une page wiki. Enfin, le moteur

wikimédia permet la compilation LaTeX (donc des formules mathématiques, des symboles, des lettres grecques, des indices et des exposants, des notes de musique...) ainsi que la compilation

GNUplot (donc le tracé de figures en 2D ou 3D).

Fiche de procédure

20. Qu’est-ce qu’une fiche de procédure et quel est son intérêt ?

La fiche de procédure est un document retraçant les différentes étapes d’élaboration de n’importe quel travail. L’intérêt étant que grâce à cette fiche, n’importe quelle personne est susceptible de reprendre le travail ou il a été laissé, ou bien même de le recréer dans son intégralité en appliquant simplement les différentes procédures indiquées.

Liste de diffusion.

21. Qu'est-ce qu'une liste de diffusion ?

Une liste de diffusion est un groupe de personnes qui ont un centre d'intérêt commun et qui discutent par email d'un thème principal à partir duquel ils peuvent développer des échanges sur différents sujets liés à ce thème Une liste est créée à l'initiative d'une personne le plus souvent qui avec d'autres personnes concernées par un thème s'échangent des idées, questions, idées.... La liste s'agrandit progressivement et selon l'intérêt du thème, elle peut s'étendre rapidement à un grand nombre de personnes. Un message posté par un des abonnés est reçu par tous les autres abonnés, et chacun peut y répondre de manière ouverte pour tous les participants à la liste ou bien en privé. Très vite les échanges peuvent devenir trés nombreux et riches. Les personnes peuvent s'inscrire avec une adresse personnelle ou bien avec un pseudonyme et de façon plus ou moins anonyme. Le plus souvent l'inscription à une liste de diffusion est gratuite. Bien sûr on peut se retirer à n’importe quel moment d’une liste de diffusion.

Le forum

22. Comment utiliser le forum ?

Les groupes de discussion ou forums du serveur de l'Académie de

la Martinique

constituent un espace accessible à tous les utilisateurs pour discuter, partager, et échanger.... Les forums sont une excellente source d'informations à condition que chaque utilisateur respecte certaines règles simples.

Pour poser une question ou faire une suggestion

Etape 1 : Choisissez votre forum

Etape 2 : choisissez votre langue

Etape 3 : Remplissez soigneusement les champs du formulaire qui vous sont proposés.

Etape 4 : vérifiez ce que vous avez écrit

Etape 5 : cliquez sur le bouton ENVOYER

Lorsque vous posez une question, veuillez inclure autant d'informations que possible. Cela aidera les autres membres du groupe de discussion à formuler également des réponses cohérentes, utiles à tous.

Veuillez ne poster que des messages qui ont trait au sujet du groupe de discussion.

Il est également utile d'indiquer précisément les actions ou les faits qui ont conduit à votre réflexion ou à votre analyse

Veillez à ne pas utiliser un langage inapproprié et à ne pas porter d'attaque personnelle sur les autres membres du groupe.

Choisissez un objet descriptif qui permet de bien savoir à l'avance le thème principal de votre réflexion.

Lorsque vous voulez répondre à une question ou à un message

Etape 1 : vous cliquez sur le message

Etape 2 : vous remplissez alors le formulaire qui s'affiche

Vous pouvez à tout moment visualiser tous les messages en cliquant sur "liste des messages"

Attention : Ce qui est déconseillé:

Ne postez pas vos messages à plusieurs endroits. Cela n'est pas nécessaire.

N'incluez pas de référence aux messages précédents. Ne mentionnez un autre message que lorsque cela est absolument nécessaire.

Pas de publicité. Aucune publicité ni sollicitation n'est permise sur les forums

Avant de poster des messages, essayez de vous familiariser avec le groupe de discussion. Si possible, assurez-vous que votre question n'a pas déjà été posée.

Ne soyez pas trop personnel.

N'oubliez pas que tous les messages sont publics et que d'autres personnes les liront.

Ne donnez pas suite aux messages hors propos. Si quelqu'un poste un message inapproprié, n'y donnez pas plus d'intérêt en y répondant dans le groupe de discussion. Si vous souhaitez répondre à cette personne, vous pouvez lui envoyer un message électronique.

L'administrateur de notre serveur supprimera les messages inappropriés des groupes de discussion et se réserve le droit de supprimer les messages qui ne respectent pas ces règles de conduite.

Visioconférence :

23. Qu’est-ce que la visioconférence ?

La visioconférence ressemble un peu au téléphone à la différence que vous pouvez voir la personne que vous appelez. Vous voyez son expression, ses mimiques et ses réactions à vos idées. Vous pouvez aussi travailler conjointement sur un même document ou fichier informatique. C'est comme si vous étiez dans la même salle que vos interlocuteurs, travaillant face à face avec eux.

La communication visuelle étant la plus naturelle, la visioconférence rend le travail plus efficace. Les personnes comprennent plus rapidement et mémorisent mieux ce qu'elles voient que ce qu'elles entendent, surtout quand le sujet traité est visuel.

Certains systèmes de visioconférence sont conçus pour permettre à plusieurs groupes de personnes de participer à une réunion où qu'ils se trouvent. D'autres systèmes sont prévus pour que deux personnes discutent de projets depuis leur bureau. Dans chaque cas, les conférenciers reçoivent des images animées, s'entendent clairement et ont l'impression d'être face à face. C'est pourquoi la visioconférence génère un environnement dans lequel les idées, les connaissances et l'inspiration peuvent circuler entre collègues, et où les décisions se prennent plus vite. Il en résulte un meilleur travail d'équipe et un objectif mieux ciblé - sans besoin de se déplacer.

Historiquement, les applications spécifiques telles que la télé-médecine et l'enseignement à distance ont alimenté l'intérêt pour la visioconférence. De nos jours, la plupart des sociétés choisissent cette technologie pour communiquer en interne (avec les succursales, centres de production). Mais, elle prend encore plus de valeur lorsque la communication s'étend aux fournisseurs, partenaires ou clients.

24. Quels sont les différents types de visioconférence ?

Il y a trois principales façons d'utiliser la visioconférence :

Point à point

La visioconférence en point à point, c'est lorsqu'un site se connecte avec un seul autre site.

La visioconférence en mode broadcast

Les visioconférences point à multipoint sont parfois appelées " mode broadcast " (mode diffusé). Ce réglage permet à un site privilégié de diffuser un message vers les autres sites, qui peuvent interagir et poser des questions. Si ces systèmes intègrent un pont, la communication est immédiate, sans réservation de pont multipoint. La réunion peut durer aussi longtemps que nécessaire et n'est pas restreinte à une tranche horaire. Les visioconférences point à multipoint sont, par exemple, idéales pour les stages d'entreprise ou lorsque le PDG désire s'adresser à certains employés.

La visioconférence en multipoint

Pour les visioconférences en multipoint, les utilisateurs ont plusieurs options :

Le pont multipoint externe

Avec un pont externe, vous devrez réserver et payer la location d'un pont externe 'MCU' à un prestataire.

Le pont multipoint interne

L'alternative est d'utiliser un pont multipoint interne qui permet de réunir spontanément jusqu'à 4 sites, simplement en composant les numéros RNIS de chaque site.

Les avantages d'un pont interne sont appréciables. Vous n'avez plus à estimer la durée de votre réunion multisites et à payer la réservation et la location d'un pont externe.

Chat :

25. Qu’est-ce qu’un chat ?

Le terme Chat dérive de l'anglais « to chat »: bavarder. Lieu virtuel de rencontre et de discussions qui permet des échanges de messages textuels en temps réel, sur le Web, entre deux ou plusieurs individus connectés. Il s'agit d'un lieu de conversation en temps réel par opposition au forum qui est un lieu d'échange en temps différé. Le plus célèbre est sans doute l'IRC (International Relay Chat).

Les séances de Chat vous permettront de mener des conversations et des réflexions en groupe, lors d’une rencontre programmée en ligne.

Le Chat vous aidera en outre à communiquer rapidement avec vos collègues et à résoudre certains problèmes ponctuels. Cet outil est souvent utilisé en complément du forum, outil qui permet des discussions plus élaborées, plus longues, mais asynchrones.

Divers :

26. Qu'est-ce que la téléphonie multipoints ?

C'est tout simplement un outil qui permet d'établir une conversation téléphonique avec plus de trois acteur (trois combinés) en temps réel.

27. Comment se tenir au courant des nouveautés en matière d’outils de travail collaboratif ?

Il est possible de se renseigner sur les nouvelles méthodes de travail collaboratif de différentes façon : au cours de salon (….), ou bien sur Internet (notamment sur le site www.lecollagiste.com dans la rubrique collanews) ce dernier moyen est le plus intéressant car il permet de se tenir au courant des nouveautés les plus récentes, voir même de télécharger les éventuels nouveau logiciels ; certains membres peuvent également être tenu au courant des nouveautés via newsletters ou autre, provenant de service auxquels ils sont déjà abonnés, voir même dans les magazines d’informatique.

28. L

'Internet et l'e-mail améliorent-ils la productivité ?

L’informatique, la finance et l’ingénierie utilisent beaucoup l'Internet et l'e-mail, à l'inverse du secteur public et du commerce de détail. Quel impact sur la productivité ? Les avis divergent selon les pays, révèle une étude internationale.

C’est en France que le taux d’utilisation d’Internet et des e-mails est le plus bas (64% contre 79,5% en moyenne). Le résultat est tiré d'une étude réalisée par Kelly Services, cabinet de travail temporaire et de recrutement, auprès d'un échantillon de 70 000 personnes, issues de 28 pays, dont 7 000 en France. Alors que les secteurs friands de ces outils sont l’informatique, la finance et l’ingénierie, le secteur public et le commerce de détail sont les plus en retard.

A la question de la productivité, les répondants français sont les plus dubitatifs. Seule la moitié d'entre eux déclare que l'utilisation des e-mails augmente la productivité, et 54% le pensent pour les accès à Internet. "Cette sévérité du jugement français est à mettre en corrélation avec leur surexposition aux spams et e-mails non désirés,

la France

arrivant en tête des pays européens où les personnes reçoivent le plus de spams", note Kelly Services.

http://solutions.journaldunet.com/0703/070302-usage-internet-messagerie/1.shtml

29. Qu'est-ce que le management des connaissances (knowledge management) ?

Il n'existe pas à ce jour de définition précise du management des connaissances. Nous pouvons le voir comme un processus qui vise à identifier, analyser, formaliser, rassembler et transmettre un savoir, savoir-faire ou connaissance aux personnes concernées. Pour se différencier et innover sur leur marché, les entreprises possèdent une ressource souvent sous-évaluée : leur capital métier. Ce capital métier est composé des compétences des collaborateurs, des connaissances, savoirs et savoir-faire propres à l'entreprise et à son activité. Un des principaux objectifs du processus de management des connaissances est de favoriser la mobilisation du savoir au sein d'une organisation et ainsi d'améliorer son efficacité.

30. Qu'est ce que Easy KMTM ?

Easy KMTM est un outil d'animation permettant de traiter, gérer, partager et transmettre tous types de documents, animer un groupe de collaborateurs en réseau et capitaliser les savoirs.

31. Ai-je besoin d'une formation pour apprendre à utiliser Easy KMTM ?

La solution EasyKMTM dispose d'une interface claire et intuitive, rapidement prise en main par les utilisateurs. Vous avez à votre disposition : des flashs de présentation pour une première approche de la base, ainsi qu'un manuel d'utilisation des fonctionnalités, un FAQ d'utilisation de la solution présents dans l'espace membre. De plus, une aide contextuelle est présente sur la plateforme à chaque étape de votre utilisation de la solution.

32. La mise en œuvre d'une plateforme de travail collaboratif est-elle longue à mettre en place ?

Utilisation du blog.

33. Comment utiliser canalblog ?

Rien de plus simple, il suffit de se créer un compte sur le site (identifiant + mot de passe), et ensuite, il n’y plus qu’à choisir la mise en page dans les différentes rubriques proposées. Le principe étant d’éditer des articles régulièrement.

34. Comment faire si j’ai perdu mon mot de passe ?

Cliquez sur le lien "mot de passe oublié ?" accessible depuis la page d'accueil. Indiquez alors votre adresse email (attention, ce doit être la même adresse que lors de votre inscription), et votre identifiant ainsi que les instructions pour vous créer un nouveau mot de passe seront envoyés automatiquement.

A noter que si vous avez également perdu votre adresse email, la seule façon de réactiver votre compte sera de contacter le support technique afin que nous puissions vérifier votre identité et nous assurer que vous êtes bien le propriétaire du blog.

fiche de procédure suite et fin

The FAQulteam — Fri, 30 Mar 2007 16:07:36 GMT

cliquez pour en savoir plus....

Fiche_de_proc_dure

glossaire de questions sur le travail collaboratif

The FAQulteam — Fri, 30 Mar 2007 15:40:49 GMT

Nous avons désormais en notre possession l'ensemble des questions.

Ce module portant sur le travail collaboratif en général, nous avons choisi des questions répondants à des intérogations globales. Notre FAQ vient en complément des autres travaux effectués, notre but est avant tout la bonne collaboration des groupes. Ainsi, dés que l'un des groupes se pose une question sur le travail collaboratif ou sur le fonctionnement du forum par exemple, il trouvera aiséement ses réponses...

De plus, nous proposons toujours aux différents membres de nous poser leurs questions via notre blog, ainsi nous pourrons mettre régulièrement la FAQ à jour.

vendredi 17 mars. article 2

The FAQulteam — Fri, 16 Mar 2007 17:24:15 GMT

suite des questions...

Doit-on préférer travail collaboratif synchrone ou asynchrone ?

Travail collaboratif synchrone et asynchrone sont souvent couplés car.

Ils sont en effet complémentaires.

Plus la tâche à accomplir est complexe (de par ses objectifs et/ou le nombre d’acteurs engagés), plus il devient nécessaire de les coupler.

Le bon sens suffira a faire le bon choix au moment opportun.

Comment choisir les outils adéquats ?

Il faut avant toute chose établir un questionnement qui permettra de faciliter le choix des outils.

•Quel est l’objectif, l’enjeu du travail collaboratif que nous avons à mettre ne place ?

•Combien d’acteurs sont mobilisés pour ce travail ?

Deux, dix, cent…

•Peut-on classifier ces différents acteurs ?

Dirigeants/employés, documentalistes/rédacteurs/infographistes, etc.

•Quels moyens techniques sont nécessaires à chacun pour réaliser ce travail ?

Ordinateur, bureau, outils de matériel spécifique, etc.

•Quel serait le meilleur moyen pour eux de transmettre ces informations ?

Support papier, intervention orale, démonstration, etc.

•Quelle est la situation géographique des acteurs les uns par rapport aux autres ?

Sont ils dans le même bureau ? Dans le même bâtiment ? Dans la même ville ? Dans le même pays ? Etc.

•La situation géographique des acteurs est-elle compatible avec les moyens idéals pour transmettre les informations ?

•Si oui a-t-on les moyens de mettre en place ces moyens ?

•Si non quels moyens sommes nous en mesure de mettre en place pour ne pas que ce problème constitue un obstacle au bon déroulement du travail ?

Cette liste de question n’est pas exhaustive. Elle peut certainement être complétée ou traitée de manière différente.

Elle illustre cependant la nécessité d’établir un questionnement préalable au choix des outils.

La suite des questions courant semaine prochaine!! Bon weekend à tous.

Compte rendue vendredi 17 mars. article1

The FAQulteam — Fri, 16 Mar 2007 17:21:44 GMT

Aujourd'hui toute l'équipe de FAQulteam s'est concentrée sur la formulation des différentes questions/réponses sur le travail collaboratif.

Après avoir consulté les différents groupes, seules des questions générales sont apparues; merci donc de continuer à poster sur le blog les différentes questions qui vous apparaissent au fil des semaines!!!

Voici déja un aperçu :

Quel est l’intérêt d’une réunion ?

- La meilleure compréhension ;

- avoir des réactions immédiates ;

- par la confrontation des avis, susciter des réactions et des initiatives ;

- avoir en même temps des opinions différentes ;

- consulter en même temps les gens concernés ;

- développer l’esprit de compréhension réciproque.

Quels sont les différents types de réunions ?

Réunion d’information descendante

Réunion d’information ascendante

Réunion de résolution de problème

Réunion de discussion

L’animateur transmet l’information aux participants.

Il en sait donc plus que le groupe.

Il est important que le groupe puisse poser des questions pour éclaircir ou approfondir certains points

Le groupe est censé détenir de l’information que l’animateur ne connaît pas où souhaite compléter ou valider.

Il s’agit de résoudre un problème, de prendre une décision.

Il est important de bien préciser si le groupe a le pouvoir de décision ou s’il est seulement consulté.

L’objectif est de permettre au groupe de discuter, d’échanger sur un thème.

Le but à plus long terme est l’évolution du groupe, le rapprochement des points de vue, voire la naissance d’une position commune.

Quelles sont les conditions d’une réunion efficace ?

- Ne se réunir que pour un objectif clair et précis ;

- ne se réunir que si c’est le moyen le plus efficace pour atteindre l’objectif ;

- ne réunir que les gens concernés ;

- fixer l’objectif à l’avance avec l’accord des participants ;

- éliminer tout contact avec l’extérieur ; faire preuve d’un minimum de rigueur ;

- écoute et participation active de tous.

Quelles sont les étapes d’une réunion productive ?

Avant la réunion

Animateur

Participant

1) Définissez les objectifs

2) Sélectionner les participants

3) Contactez les participants pour confirmation de leur disponibilité

4) Retenez la salle de réunion et prenez vos dispositions pour l’aménagement et (éventuellement) les rafraîchissements

5) Préparez l’ordre du jour

6) Lancez les invitations et distribuez l’ordre du jour

7) Contactez les non-participants

8) Faites une dernière vérification de la salle de réunion

1) Retenez votre emploi du temps pour la réunion

2) Confirmez votre participation

3) Définissez votre rôle

4) Déterminez ce dont l’animateur a besoin venant de vous

5) Faites des suggestions pour le choix des autres participants

6) Connaissez les objectifs

7) Sachez où et quand vous réunir

8) Accomplissez le travail préparatoire nécessaire

Pendant la réunion

Animateur

Participant

1) Commencez sans tarder

2) Respectez l’ordre du jour

3) Maîtrisez le temps

4) Limitez/contrôlez la discussion

5) Suscitez la participation

6) Aidez à la résolution des conflits

7) Clarifiez les actions à mener

8) Résumez les résultats

1) écoutez et prenez part à la discussion

2) Faites preuve d’ouverture d’esprit

3) Ne déviez pas de l’ordre du jour ni de l’objectif

4) Limité les apartés et évitez d’être distrait

5) Posez des questions pour une bonne compréhension

6) Prenez des notes sur les actions que vous avez à mener

Après la réunion

Animateur

Participant

1) Envoyez les feuilles d’évaluation aux participants

2) Distribuez un compte rendu des discussions

3) Menez toutes les actions décidées

4) Suivez l’application des actions

1) Remplissez la feuille d’évaluation

2) Relisez le compte rendu des

3) discussions

4) Faites un rapport verbal aux personnes intéressées

5) Menez les actions décidées en commun

6) Suivez l’application des actions décidées

Qu’est-ce qu’un outil de travail collaboratif synchrone ?

C’est un outil qui permet d’être en contact « en temps réel » avec d’autres membres de l’équipe de travail collaboratif.

Chaque acteur agit donc sur le contenu de façon simultanée.

Chat, Téléphonie multipoints, partage d’application, messagerie instantanée, tableau blanc partagé ou encore de système de visioconférence sont quelques exemples d’outils de travail collaboratif synchrone.

Ce type d’outil nécessite d’établir des règles strictes et un certain sens de l’organisation pour que la situation ne devienne pas ingérable.

Qu’est-ce que la téléphonie multipoints ?

C’est tout simplement un outil qui permet d’établir une conversation téléphonique avec plus de trois acteur (trois combinés) en temps réel.

Qu’est-ce qu’un outil de travail collaboratif asynchrone ?

C’est un outil l'émission et la réception sont différées dans le temps.

Chaque acteur agit « de son coté » sur le contenu.
Fax, e-mails, courrier, ou encore note de service sont quelques exemples d’outils de travail collaboratif asynchrone.

Ce type d’outil nécessite donc autonomie et autodiscipline de la part de chaque acteur.

Doit-on préférer travail collaboratif synchrone ou asynchrone ?

Travail collaboratif synchrone et asynchrone sont souvent couplés car.

Ils sont en effet complémentaires.

Plus la tâche à accomplir est complexe (de par ses objectifs et/ou le nombre d’acteurs engagés), plus il devient nécessaire de les coupler.

Le bon sens suffira a faire le bon choix au moment opportun.

Doit-on préférer travail collaboratif synchrone ou asynchrone ?

Travail collaboratif synchrone et asynchrone sont souvent couplés car.

Ils sont en effet complémentaires.

Plus la tâche à accomplir est complexe (de par ses objectifs et/ou le nombre d’acteurs engagés), plus il devient nécessaire de les coupler.

Le bon sens suffira a faire le bon choix au moment opportun.

envoyez vos questions!

The FAQulteam — Fri, 23 Feb 2007 17:10:14 GMT

Oyé oyé braves collabos!

N'oubliez pas ce blog est fait pour que vous posiez toutes les questions qui vous tarodent...Dèsormais dès qu'une question vous vient à l'esprit venez lacher vos com' dans cet article.

Par contre on est confrontés à beaucoup de questions basiques, il faudrait maintenant s'attarder sur de points plus pointus

Merci et hesitez pas!

taches du jour + premières questions

The FAQulteam — Fri, 16 Feb 2007 16:39:00 GMT

Il nous a paru interessant de commencer par La Réunion car toute décision établi entre les différents groupes passe par ce procédé.

Nous espérons que vous pourrez par cet article travailler dans l'harmonie la plus totale et être plus efficace

LA REUNION

Quel est l'intérêt d'une réunion ?

- la meilleure compréhension ;
- avoir des réactions immédiates ;
- par la confrontation des avis, susciter des réactions et des initiatives ;
- avoir en même temps des opinions différentes ;
- consulter en même temps les gens concernés ;
- développer l'esprit de compréhension réciproque.

Quels sont les différents types de réunion ?

Réunion d'information descendante

Réunion d'information ascendante

Réunion de résolution de problème

Réunion de discussion

L'animateur transmet l’information aux participants.

Il en sait donc plus que le groupe.
Il est important que le groupe puisse poser des questions pour éclaircir ou approfondir certains points.

Le groupe est censé détenir de l'information que l'animateur ne connaît pas où souhaite compléter ou valider.

Il s'agit de résoudre un problème, de prendre une décision.
Il est important de bien préciser si le groupe a le pouvoir de décision ou est seulement consulté.

L'objectif est de permettre au groupe de discuter, d'échanger sur un thème. Le but à plus long terme recherche l'évolution du groupe, le rapprochement des points de vue, voire de générer une position commune.

Quelles sont les conditions d’une réunion efficace ?

Ne se réunir que pour un objectif clair et précis

Ne se réunir que si c'est le moyen le plus efficace

Ne réunir que les gens concernés

Fixer l'objectif à l'avance avec l'accord des participants

Eliminer tout contact avec l'extérieur

Faire preuve d’un minimum de rigueur

Ecoute et participation active de tous

Quelles sont les étapes nécessaires pour qu’une réunion soit productive ?

Avant la réunion

Animateur

Participant

1) Définissez les objectifs

2) Sélectionnez les participants

3) Contactez les participants pour confirmation de leur disponibilité

4) Retenez la salle de réunion et prenez les dispositions pour l'aménagement et (éventuellement) les rafraîchissements

5) Préparez l'ordre du jour

6) Lancez les invitations et distribuez l'ordre du jour

7) Contactez les non-participants

8) Faites une dernière vérification de la salle de réunion

1) Retenez votre emploi du temps pour la réunion

2) Confirmez votre participation

3) Définissez votre rôle

4) Déterminez ce dont l'animateur a besoin venant de vous

5) Faites des suggestions pour le choix des autres participants

6) Connaissez les objectifs

7) Sachez où et quand vous réunir

8) Accomplissez le travail préparatoire nécessaire

Pendant la réunion

Animateur

Participant

1) Commencez sans tarder

2) Respectez l'ordre du jour

3) Maîtrisez le temps

4) Limitez/Contrôlez la discussion

5) Suscitez la participation

6) Aidez à la résolution des conflits

7) Clarifiez les actions à mener

8) Résumez les résultats

1) Écoutez et prenez part à la discussion

2) Faites preuve d'ouverture d'esprit

3) Ne déviez pas de l'ordre du jour ni de l'objectif

4) Limitez les apartés et évitez d'être distrait

5) Posez des questions pour une bonne compréhension

6) Prenez des notes sur les actions que vous devez mener

Après la réunion

Animateur

Participant

1) Envoyez les feuilles d'évaluation aux participants

2) Distribuez un compte rendu des discussions

3) Menez toutes les actions décidées

4) Suivez l'application des actions

1) Remplissez la feuille d'évaluation

2) Relisez le compte rendu des discussions

3) Faites un rapport verbal aux personnes intéressées

4) Menez les actions décidées en commun

5) Suivez l'application des actions décidées

Source : http://www.qualiteonline.com/rubriques/rub_3/dossier-5.html

Qu’est-ce qu’un Wiki ?

Un Wiki est un site Web où les utilisateurs peuvent ajouter, retirer et éditer chaque page en utilisant un navigateur web.

Généralement simple d’utilisation et d’accès les wikis sont un outil de choix pour des projets nécessitant de nombreux participants.

L’encyclopédie interactive Wikipédia est un des plus célèbres exemple de Wiki.

Wiki : http://www.elanceur.org/Articles/Cestquoiunwiki.html

Tâches du Jour

Jordan : blog

compte rendu de la journée

Julien : établissement des différentes questions / réponses sur LA REUNION

Delphine : sélection des questions les plus redondantes et pertinentes posées par les 8 groupes.

Oksana : Représentante de the FAQ'ulteam

Bilan de la réunion

Organisation d’un entretien avec différents groupes

Compte rendu Vendredi 2 février

The FAQulteam — Fri, 02 Feb 2007 17:08:20 GMT

COMPOSITION ET METHODOLOGIE

Notre groupe est composé de 4 éléments: Jordan, Julien, Delphine, Oksana
Notre rôle au sein du groupe changera toutes les semaines afin que chacun puisse se rendre compte des différente tâches à accomplir --> turn over de tâches

MISE EN MARCHE DU PROJET

Après détermination de notre groupe et obtention du sujet nous avons réfléchi au rôle d'une Foire Aux Questions (FAQ)
Quelle est son but? Pourquoi un tel outil? Comment récolter les questions? Comment faire le tri de l'information? Comment hiérarchiser et classer les questions? Comment y répondre?Quels outils semblent les plus judicieux pour mettre en place la FAQ?
Réponse aux questions initiales

Quoi? Réalisation d'une FAQ

Pour qui? les 8 groupes du travail collaboratif

Comment? mise en place au sein du forum avec un listing des questions les plus courantes et des liens thématiques (Récolte des travaux sur le travail collaboratif élaborés par les étudiants à la séance précédente)

TACHES DU JOUR

Jordan: Représentant de the FAQ'ulteam au sein du métagroupe

Julien:

Tours d'horizon des différents groupes afin de recencer les éventuelles questions et problématiques auxquelles ils font face.

Récupération de tous les travaux effectués la semaine dernière

Delphine:

observatrice et secrétaire de la réunion du métagroupe afin de pouvoir rendre compte objectivement des problèmes internes aux différents groupes

Oksana:

Création du blog

Compte rendu de la journée

BILAN ET PHRASE DU JOUR

Si tu t'organise bien, tu fous rien!